Als Selbstständige/r kommt man nicht um den Papierkram herum – aber nicht alle Freiberufler, Unternehmer oder Existenzgründer haben eine kaufmännische Ausbildung, die es ihnen erleichtern würde, sich in das Thema Buchhaltung einzufinden.
Dieser kleine Leitfaden soll Dir einen Überblick verschaffen, wie Du deine Geschäftsbücher korrekt und effizient führen kannst.

 

Leider kenne ich auch kaum einen Steuerberater, der auf die Idee kommen würde, seine Neukunden grundsätzlich darin zu schulen, wie man effizient und ohne viel Aufwand die Buchhaltung vorbereitet oder gar selbst erfasst.
Also gruselt sich fast jeder vor dem Thema und schafft sich mit der entsprechenden Unlust und Bauchweh ein eigenes System von Ablage und Erfassung – mit dem großen Risiko, dass bei der Buchhaltung nicht mehr nachvollziehbare Lücken entstehen und sich Fehler einschleichen, die am Ende richtig teuer werden können und Ärger mit dem Finanzamt provozieren.

Das gehört zur korrekten Buchführung

Vorneweg: Im eigenen Unternehmen und in der Selbständigkeit sollte sich nicht ein Euro von A nach B bewegen, ohne dass es dazu ein wie auch immer geartetes Stück Papier gibt.
Jede finanzielle Bewegung ist als ein sogenannter Geschäftsvorfall zu betrachten und zu dokumentieren. Und ja, im Zweifel bedeutet das, dass Du Dir beim Bäcker eine Rechnung über 2 Brötchen geben lassen musst – lästig, aber notwendig.

Sehr hilfreich ist es deshalb, die Privatfinanzen ganz strikt von den beruflichen Finanzen zu trennen: Es empfiehlt sich unbedingt, ein geschäftliches Girokonto zu führen!

Wie Du das Kind nennst, oder ob Du es der Bank gegenüber als Geschäftskonto deklarierst, sei mal dahingestellt – wichtig ist nur, dass Du geschäftlich gekaufte Brötchen für ein Businessfrühstück vom Geschäftskonto und die privat verzehrten Sonntagsfamilienbrötchen vom Privatkonto bezahlst.
Diese 2-Konten-Lösung ist deshalb so sinnvoll, weil Du damit nur Buch darüber führen musst, was das Vermögen der selbstständig ausgeübten Tätigkeit berührt – und Dein privater Kram außen vor bleiben kann (geht ja auch niemanden was an, nein?).

Die Geschäftsvorfälle lassen sich in Bürokratendeutsch folgendermaßen auf- und unterteilen:

  • Aufnahme von Krediten
  • Wareneingänge und –ausgänge (auch die Brötchen!)
  • Kundengeschäfte
  • Lieferantenkosten
  • Lohnzahlungen (Dein Gehalt, welches Du Dir aufs Privatkonto umbuchst!)

Alle Einnahmen und Ausgaben werden erfasst und auf Basis dieser Zahlen muss am Jahresende die Bilanz (wenn notwendig) und/oder eine Gewinn- und Verlustrechnung erstellt werden, die wiederum Grundlage Deiner Besteuerung ist.

 

Die Belege richtig vorbereiten

Wenn Du Deine Belege richtig vorbereitest, kannst Du im Grunde nicht viel falsch machen. Außerdem: Eine gezielte und sorgfältige Vorbereitung der Belege kann zu geringeren Steuerberatungskosten und sogar zu Steuereinsparungen führen.

So kannst Du dabei vorgehordner mit unterlagenen:

Damit Du Dich nicht jeden Tag mit dem Papierkram beschäftigen muss, empfiehlt sich ein Ablagekörbchen, in das ALLE finanzberührenden Belege wandern, die Du per Brief, Mail oder auch beim Bäcker erhälst oder herausgibst.

Zweimal im Monat (einmal am Anfang, vielleicht der 5te – einmal gegen Ende, z. Bsp. der 25te) holst Du Dir den Stapel hervor und verarbeitest ihn:

  • Die Rechnungen werden bezahlt (draufschreiben: bezahlt am .. von Konto XY) Skonto abziehen nicht vergessen, zeitlich bist Du so immer drin.
  • Die Barauslagen werden per Liste zusammengerechnet und in einer Summe vom Geschäfts- aufs Privatkonto umgebucht (Sammelbuchung vom … /in bar vorgelegt).
    Die Barquittungen musst Du leider noch mal extra kopieren weil das Thermopapier nach einiger Zeit verblasst und nicht mehr lesbar ist – das Original tackerst Du auf die Kopie.
    Alles zusammen gibt dann einen Ausgänge-diesen-Monats-Stapel.
  • Deine Rechnungseingänge werden kontrolliert – wenn nicht bezahlt ist, wandert eine Kopie davon mit dem entsprechenden Vermerk zurück ins Körbchen (beim nächsten Mal gibts dann die erste Mahnung). Ist sie bezahlt (oder das unbezahlte Original) darf dann auf einen Eingänge-Stapel.

Im Körbchen sollte jetzt eigentlich nichts mehr liegen.

Entscheidend ist Deine Umsatzsteuerpflicht

Dein weiteres Vorgehen entscheidest Du nicht ganz allein – sondern auch das Finanzamt.
Musst Du die Umsatzsteuer monatlich abführen, kannst Du zwar trotzdem noch eine Dauerfristverländerung beantragen, kommst aber um den monatlichen Buchungslauf nicht herum.
Natürlich kannst Du immer monatlich buchen (lassen) – wenn Du aber nur alle 3 Monate Umsatzsteuer abführen musst, so könntest Du jetzt für bis zu zwei Monate fein raus sein, denn Du kannst Deine beiden Stapel „Eingänge“ und „Ausgänge“ (ab jetzt immer schön getrennt halten!) jetzt für die verbleibende Zeit in einem „Bezahlt-Ordner“ oder einem weiteren Ablagekörbchen sammeln.

(Infos zur Umsatzsteuervoranmeldung, Dauerfristverlängerung und quartalsweisen Abgabe findest Du z. Bsp. hier -> https://www.lexoffice.de/lexikon/umsatzsteuer-voranmeldung/)

Egal wie Du Dich entscheidest: Der Monatsanfangstermin eignet sich gut, um den vergangenen Monat/das Quartal dann auch komplett buchungsfertig zu machen.

  • Drucke Deinen Monats-Kontoauszug aus oder sortiere Deine postalisch erhaltenen Kontoauszüge nach laufenden Nummern – in der Buchhaltung kommt immer das Älteste zuunterst und das Jüngste obenauf.
  • Falls Du es noch nicht getan hast: Drucke Deine online erhaltenen Dauer-Rechnungen (z. Bsp. Telekom-Lastschrifteinzüge, Handy-Rechnungen) aus und sortiere sie datumsmässig passend in den Bezahlt-Ausgänge-Rechnungsstapel ein. Mit Gutschriften verfährst Du analog – natürlich im Eingangsstapel untersortiert.

Du solltest jetzt 3 Stapel vor Dir liegen haben, alles von alt nach jung sortiert: Kontoauszüge, Eingänge und Ausgänge.

Egal, ob Du jetzt selbst buchst (das geht eigentlich recht einfach, zum Beispiel mit einer entsprechenden Buchhaltungssoftware von Lexware) oder ob Du Deine Buchhaltung rausgibst – es empfiehlt sich, jetzt den großen Vollständigkeits- und Gegencheck mit den Kontoauszügen zu machen:
Ich gehe die Kontoauszüge einmal anhand der Eingänge und einmal anhand der Ausgänge durch und hake die jeweiligen Buchungen ab, damit ich den kompletten Überblick habe.

Obacht: Manchmal ist es etwas blöd, weil eine Rechnung vom 25ten des Vormonats erst am 10ten des Folgemonats abgebucht wird (und der Beleg dazu logischerweise im alten Stapel liegt) – mit ein bisserl Routine hast Du aber schnell die alte Rechnung gefunden/noch im Kopf. Oder Du hast mittlerweile so eine Freude an ordnungsgemäßer Buchhaltung, dass Du Dir eine Kopie (gekennzeichnet als „Kopie/bereits verbucht!“) gemacht hast, damit Du sie zum Abhaken untersortieren kannst…

Jetzt sollte das Buchen ganz leicht gehen:
Zuerst werden alle Ein- und Ausgangsbelege nach Datum – unabhängig davon, ob das Geld bereits abgegenagen oder eingegangen ist! – eingegeben und dann der Kontoauszug abgeschrieben (oder es gibt eine online Schnittstelle zur Bank – das ist aber schon ganz großes Kino!).
Wenn sich keiner vertippt hat, alles bezahlt ist und alle Belege vollständig sind, sollte alles wunderbar aufgehen – bis zum nächsten Mal.

Die fertig verbuchten Belege kannst Du – je nach Größe und Umfang Deiner Buchhaltung – entweder gesammelt in einem Ordner (immer das gleiche Schema Kontoauszüge/Eingänge/Ausgänge – von alt nach neu) ablegen oder Du machst Dir 3 Sparten-Ordner mit Monatsunterteilungen – das kannst Du halten, wie Du magst. Falls Du mal einem Finanzbeamten Deine Buchhaltung offenlegen musst, so wird er sich schon zurechtfinden – es muss nur immer der gleichen Systematik folgen.

 

Weitere Leitfäden findest Du hier:

->  Wie findest Du den richtigen Finanzberater?

-> Wie versicherst Du Dich, wenn Du Dich selbständig machst/selbständig bist

-> Die Beratungsdokumentation in der Geldanlage – was genau Du da unterschreibst

-> Wie kommst Du zum Eigenheim – was Du vorher wissen solltest